在惠州市保安公司，每年大大小小的会议要召开几十次，很多公司把开会当成一种形式，而惠州市保安公司却认为开会是管理工作的一种重要方法。对集思广益，消除误解，做出决策，有其重要意义。如何才能像惠州市保安公司一样，把会议开的有意义，实现会议的功能呢，惠州市保安公司认为通过掌握高效会议管理的原则和技能，可避免无效会议造成的巨大成本和时间浪费，实现同事间有效沟通、及时传达企业讯息、激发员工士气和工作创意、有效达成决议和解决问题、监督员工工作进展等，从而有力促进公司和部门工作业绩的达成。如何才能开好高效的会议？惠州市保安公司认为应坚持以下八项原则。

一、主题要集中。惠州市保安公司的每一次会议主题都很集中，这样可以集中时间和精力，集中有关人员，高效解决问题。综合性会议，最多也不要超过三个议题为好。议题越多，参加人员越多，效率也就越低下，成本也就越高。

二、人员要相关。参加会议的人员，一是要坚持“少而精”的原则。与会议议题直接关联的单位，派员参加。协办的单位，则无需派人参加。二要坚持“有效性“的原则。具体的议题，让主责人员直接汇报，不要让领导代为汇报，避免“一问三不知”的现象出现。三要坚持“决策权”的原则。参加会议的人员，一定要有决策权，主管领导有事派员参加机也要赋予相应的权利。否则因做不了主造成议而不决，是最大人员成本的浪费。

三、事先要通报。惠州市保安公司在召开会议前会提前告知。不要到会场才知什么议题，没经深思熟虑作出决策，导致决策有误。重大议题应提前一天告知，让大家广泛征求意见，充分作好准备，开会各抒己见，迅速作出决策，提高会议效率。会议议题、提供有关资料、发言次序都在会议通知中告知为好。

四、程序要准确。惠州市保安公司重视会议的程序，会议的程序很重要，关系到会议是否民主，有效。一是由会议议题单位主持，或办公室主持。侧重主持人的准备能力技巧，包括主持人有没有用心做调查报告、有无主持控场能力、会议决策技巧、决策工具使用、沟通反馈技巧、总结归纳能力、应对意外隋况发生、化解冲突、会议记录监督协助等，在整个会议中起决定性作用。二是该议的时候议，该决的的时候决，该举手的时候举手，该签字的时候签字，尽可能会上形成决议，不要事后补办，切实提高会议效率。

五、时间要紧凑。惠州市保安公司的每一次会议都提前预定了时间，一个议题的会议一般会议时间不应超过一个小时。超过一个小时还形成不了决议，说明分歧较大，可以回去准备，二次再议，做出准确决策。人是有生物钟的，开会时间长了，大脑反映迟钝了，决策慢了且容易出错。当然，11点会议，容易提高会议效率，但也应避免仓促决策。

六、记录要完整。会议记录一定要完整、规范。从签到、讨论记录，到会议决议、表决情况，都要进行详细记录，以观备查。可采用专用记录格式、卡片，做到规范、准确、可查，避免事后不认账。

七、纪要要及时。惠州市保安公司在会议召开后，往往会在两日内，下发会议纪要。会议纪要要做到完成目标的时间、要求、方法、执行部门四落实。拖泥带水是企业执行力的大忌。所以，要及时贯彻会议精神，一是增强会议时效性，发挥会议的作用；二是可以趁热打铁，取得事半功倍的效果；三是避免节外生枝，导致不必要的麻烦；四是提高会议的效益，增强执行力。

八、决策要检查。开完会后，惠州市保安公司还会跟踪调查。首先是检查要及时。在会后的几天里，要检查有关部门对会议决议的贯彻落实方案。其次是定期查落实。对会议的贯彻，制定各节点，每个节点都要进行检查。三是决策完成期限要进行及时的总结，好的表扬，错的处罚，确保会议有效性的贯彻落实。

尤其值得注意的是，前期准备和后续跟进工作也同样重要。真正的工作通常不是在会议期间完成的，而是在它之前和之后完成的。一次会议的效率取决于所做的准备工作，这实际上意味着要去准备会议的议程以及针对会议决议的执行方案。

会议的准备工作需要时间。因此，应该在时间表中预留一定的时间，确保有足够的时间。很多管理者会在笔记本中记上要去参加的会议，但令人惊奇的是，很少有人会在他们的时间表中为会议前期准备和后续跟进工作预留时间。

在某种程度上，如果准备工作不够充分，可以通过会议上的即兴发挥来补偿，有经验的管理者会这样做。这并非与生俱来的能力，而是多年经验的结果。优秀的管理者也可以即兴发挥，但他们并不依赖这种技巧。他们会做准备，认真考虑这次会议及其进程。他们同样知道，即便是准备最充分的会议，也不会总是按照计划进行。即使做了最好的准备，也还需要足够的应变能力。

惠州市保安公司坚持认为企业管理离不开会议。开好会，也会提高生产力。遵循这些简单的规则，会议可以变成一种非常有效的工具。